Automatisation de la lecture des données des factures carburant avec AI Builder et Power Automate

Contexte

Dans le cadre de l’optimisation des tâches administratives, nous avons mis en place un processus automatisé permettant d’extraire et de traiter les données des factures carburant. Cette solution repose sur l’intelligence artificielle de Microsoft AI Builder, associée à Power Automate, SharePoint et Power BI.

Étape 1 : Ajout des factures dans une bibliothèque de documents

Pour que l’IA puisse reconnaître les informations clés des factures (montant, date, fournisseur, etc.), il est nécessaire de lui fournir au minimum 5 modèles de factures au format PDF.
Ces fichiers sont déposés dans AI Builder, qui va apprendre de manière autonome à identifier et extraire les données pertinentes.

Une fois le modèle entraîné et validé, il devient autonome et prêt à être intégré dans le flux automatisé.

Étape 2 : Automatisation avec Power Automate

Power Automate intervient pour orchestrer le processus. Ses rôles principaux sont :

• Déclenchement automatique : Lorsqu’une nouvelle facture est ajoutée, le flux démarre sans intervention humaine.
• Extraction des données : Power Automate utilise le modèle AI Builder pour lire et structurer les informations.
• Classement intelligent : Les données extraites sont automatiquement déposées dans un dossier SharePoint dédié.

Grâce à cette automatisation, nous réduisons les risques d’erreurs manuelles et gagnons un temps considérable.

Étape 3 : Centralisation dans SharePoint

Une liste SharePoint stocke ces informations traitées. . Cette étape garantit :

• Une traçabilité complète des factures.
• Une accessibilité sécurisée pour les équipes.
• Une base de données prête pour l’analyse.

Étape 4 : Analyse avec Power BI

Enfin, un connecteur relie la liste SharePoint à Power BI. Cela permet :

• De visualiser les dépenses carburant sous forme de tableaux de bord interactifs.
• De suivre les tendances et d’identifier les anomalies.
• D’optimiser la gestion budgétaire grâce à des rapports dynamiques.

Bénéfices clés pour l’entreprise

1. Gain de temps significatif
   • Plus besoin de saisir manuellement les données des factures.
   • Réduction des délais de traitement administratif.
2. Fiabilité et réduction des erreurs
   • L’IA minimise les risques liés à la saisie manuelle.
   • Contrôle automatisé des informations extraites.
3. Traçabilité et conformité
   • Archivage sécurisé des factures et des données.
   • Respect des normes internes et réglementaires.
4. Accessibilité et collaboration
   • Données centralisées dans SharePoint, accessibles à tout moment.
   • Partage simplifié entre les équipes.
5. Pilotage stratégique
   • Tableaux de bord Power BI pour analyser les dépenses carburant.
   • Aide à la prise de décision grâce à des indicateurs fiables.
6. Scalabilité
   • Processus adaptable à d’autres types de factures ou documents.
   • Possibilité d’intégrer de nouvelles automatisations.

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